DTM-Organisation: Damit niemand verloren geht

Eine DTM-Saison besteht aus mehr als nur den neun Rennwochenenden. Von Januar bis Dezember sind die Fahrer und Teammitglieder bei Testfahrten, Veranstaltungen und Auftritten in aller Welt unterwegs. Dafür, dass sie am Abend ein gemütliches Hotelzimmer vorfinden, um sich von den Strapazen des Tages zu erholen, ist Ulrike Fröhlich (35 Jahre, Team-Organisation) verantwortlich.

Sie organisiert die Test- und Rennreiseplanung und erledigt unter anderem eine gar nicht so leicht zu lösende Aufgabe: Wie kommen die Mechaniker, Ingenieure und weiteren Teammitglieder aus der Fabrik in Affalterbach an die Rennstrecke und wo finden sie ein Dach über dem Kopf? 

Zu diesem Zweck bucht Fröhlich im Verlauf des Jahres rund 1.000 Hotelzimmer für die verschiedenen Testfahrten und Renneinsätze. «Bei Rennen wie Hockenheim haben wir bestehende Hotelkooperationen, die schon über Jahre hinweg bestehen», erklärt sie. In diesen Fällen blocken die Hotels die Zimmer bereits im Vorfeld, selbst wenn der genaue Termin noch nicht feststeht. Wenn neue Strecken in den Rennkalender aufgenommen werden, ist hingegen Recherche-Arbeit angesagt. Zunächst per Telefon und Internet am Schreibtisch, danach bei einem Location-Check an Ort und Stelle. 

Die größte Herausforderung für Fröhlich ist es, die Anforderungen der verschiedenen Bereiche zusammenzuführen. «In unserer Abteilung laufen alle Fäden zusammen», betont sie. Dies geht von der Personalplanung, wer überhaupt mitreist, bis zur Organisation der Transfers von der Rennstrecke zum Hotel und zurück. «Außerdem ist es ja nicht so, dass wir nur eine Gruppe von Mechanikern betreuen. Die Fahrer zählen ja auch dazu und sie kommen teilweise aus der ganzen Welt verstreut.»

Diese kleinen oder großen Herausforderungen bei der Organisation der Reisen und Events, die zwischenmenschlichen Beziehungen mit vielen verschiedenen Menschen sind es, die für Fröhlich ihren Job auszeichnen. Dabei kennt ihre Aufgabe keine Pause: «Wenn das letzte Rennen vorbei ist, kontaktieren wir bereits Hotels für das nächste Jahr.»

Eine echte Off-Season oder gar Winterpause, in der es zwei, drei Monate gar nichts zu tun gäbe, gibt es für Fröhlich nicht. Die Zeit für Urlaub und Erholung beschränkt sich dann gerne auf den November und Dezember. «Man muss Motivation und Begeisterung für den Job mitbringen», erklärt sie. «Es ist kein normaler "9-17 Uhr"-Job. Man muss mit viel Engagement bei der Sache sein, aber auch strukturiert arbeiten können - sonst geht unterwegs noch ein Mitarbeiter verloren! Und das wollen wir ja nicht...», fügt sie scherzhaft hinzu. 

Wenn die Reisen organisiert und die Hotels gebucht sind, ist ihre Arbeit aber noch längst nicht getan. Sie ist auch für die Organisation des Zeitplans an den Rennwochenenden verantwortlich, also unter anderem die zeitliche Ansetzung der Meetings. Erschwert wird diese Arbeit durch die straffen zeitlichen Vorgaben des Rahmenzeitplans mit zwei Rennen pro Wochenende. «Alles ist sehr eng getaktet», erklärt sie. «Dementsprechend bleibt nicht viel Zeit für die Fahrer, um mal fünf Minuten Pause zu machen, geschweige denn Mittag zu essen.» Ihre Aufgabe ist dann, die Pressetermine, Autogrammstunden und Ingenieurs-Briefings unter einen Hut zu bekommen. «Das ist zeitlich natürlich schon eine Herausforderung.»

Aber Vollblut-Racer stellen sich bekanntlich gerne jeder Herausforderung. Das Rennsport-Gen hat sie von ihrem Opa geerbt, der früher selbst Rallyes gefahren ist und dabei auch auf der legendären Nordschleife seine Runden drehte. Sie selbst fand während ihrer Studien-Zeit über ihr Engagement für das Formula Student-Team ihren Weg in den Motorsport.

«Seit ich im Berufsleben bin, hatte ich immer etwas mit Autos und Rennstrecken zu tun», sagt sie stolz. Das nötige Durchsetzungsvermögen für diese Männerdomäne holte sie sich schon in ihrer Kindheit. «Ich bin mit drei Brüdern groß geworden, da musste ich mich viel durchkämpfen», sagt sie mit einem Lächeln im Gesicht. «Aber man muss da auch einfach ein bisschen dafür geboren sein. Wenn man an die Rennstrecke kommt, ist das ein ganz besonderes Feeling. Es fühlt sich nicht wie Arbeit an. Es ist eine ganz andere Welt, eine ganz eigene Familie, zu der man gehört.»